Secrétaire réceptionniste

Employeur : Tir à l’arc Québec
Type de contrat : Temps plein
Publié le : 24 octobre 2017

Sous la responsabilité de la directrice technique, le secrétaire réceptionniste sera responsable de soutenir le personnel dans la réalisation des mandats de la Fédération. Vous contribuerez au bon fonctionnement des affaires corporatives, du conseil d’administration et de l’assemblée générale annuelle de la Fédération. Dans le respect des normes, vous accomplirez diverses tâches en matière de services aux membres, secrétariat, soutien à l’organisation d’événements et de communication. Les tâches sont appelées à évoluer selon les besoins internes de l’organisation.

Cette offre m’intéresse

Tâches

Services aux membres et communication : 

  • Gestion de la base de données des membres, suivi des paiements, facturation, assurances, communication avec les membres (régions , clubs et individus)
  • Répondre aux demandes d’information concernant les activités de l’organisme et assurer le suivi des appels téléphoniques;
  • Faire la mise à jour du site web et de la mise en ligne d’informations sur les médias sociaux (Facebook, Twitter).
  • Production du matériel promotionnel des différents événements de Tir à l’arc Québec
  • Tenir le calendrier d’activités et des compétitions de l’organisme, faire le suivi et la mise en ligne (internet, bulletins, médias sociaux)

Secrétariat :

  • Préparer, rédiger, réaliser la mise en page et la correction des lettres et rapports.
  • S’occuper de la correspondance et du courrier.
  • Mettre en place et tenir à jour des systèmes de classement et d’archivage de l’information informatisés ainsi que l’ensemble de la gestion documentaire.
  • Assister la directrice technique dans la préparation des réunions, préparer les ordres du jour et les procès-verbaux pour les comités.
  • Maintenir à jour l’annuaire des membres et la gestion des bases de données et faire la mise à jour du bottin en ligne.
  • Assurer la publication et le suivi du calendrier des activités de l’organisme.
  • Aider à l’organisation d’événements tels que l’AGA, galas, réunions, logistique lors des championnats, etc.

Gestion administratives : 

  • Assurer le suivi des rapports à produire pour les demandes de subventions.
  • Tout autre mandat connexe demandé par son supérieur ou nécessité par ses fonctions

Commentaires sur l’offre

Qualifications : 

  • Être titulaire d’un diplôme collégial et/ou d’expériences jugés pertinentes.
  • Minimum de 3-5 ans d’expérience en secrétariat.
  • Maîtrise de la suite Office et de l’environnement Windows ainsi que les médias sociaux, dont Facebook et Twitter.
  • Habileté à organiser et réaliser la gestion documentaire et archivage.
  • Excellente maîtrise du français et un niveau d’anglais fonctionnel
  • Excellente grammaire française ainsi qu’une très bonne habileté rédactionnelle.
  • Expérience dans l’édition et la mise à jour de sites internet et dans l’organisation d’événements ainsi qu’un intérêt pour le monde du sport. (atout)
  • Très sporadiquement, vous serez appelé à assister à des réunions hors des horaires habituelles.

Compétences requises

Autonome, Diplomatie, Discrétion, Esprit d'équipe, Gestion des priorités, Initiative, Responsable, Rigoureux

À propos de l’entreprise

Sport
Tir à l’arc Québec, par son leadership, assure une synergie entre ses membres et ses partenaires afin de favoriser le développement et l’épanouissement de l’athlète tout en faisant la promotion de la pratique du tir à l’arc au Québec.

Nombre de postes

1

À propos de l’offre

Limite de candidature
Adresse
Stade Olympique, Avenue Pierre-De Coubertin, Montréal, QC
Entrevue de sélection
Oui
Équipement et vêtements fournis
Non
Horaire de travail
Jour  
Type de contrat
Temps plein
Salaire
À déterminer